System Inventory Gudang : Mutasi Barang

Dalam bisnis proses pergudangan, perpindahan barang antara lokasi maupun antar gudang sangat memungkinkan.
Jenis Mutasi Barang :
a. Mutasi antar gudang
Aktifitas ini biasa terjadi jika terjadi perluasan gudang, movement by plan atau kasus yang tidak terduga. Barang harus didaftarkan untuk identifikasi lokasi gudang yang baru.

b. Mutasi antar cabang
Jika perusahaan mempunyai cabang lebih dari satu, aktifitas ini dibutuhkan untuk mencatat pergerakan/tracking posisi barang.

c. Mutasi barang rusak/claim
Mutasi barang juga bisa disebabkan barang rusak atau barang yang harus diclaim kepada vendor. Status mutasi disini untuk memisahkan barang mana saja yang available digunakan, barang mana saja yang tidak bisa digunakan karena rusak/proses claim.

d. Mutasi barang atas permintaan
Mutasi barang ini sering dan merupakan aktifitas harian di dalam transaksi gudang. Seorang requestor melakukan request berdasarkan requirement di lapangan dengan mengisi sebuah surat. Dan atas dasar ini mutasi barang bisa dimutasi ke lapangan.

Dan ada dua sifat kepemilikan yang bisa diaplikasikan dalam sistem.
a. barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang lama
Sehingga jika ada penjualan atau transaksi pada barang tersebut, billing akan mengacu pada gudang yang lama.
b. barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang baru
Billing akan mengacu pada posisi gudang yang baru.

Laporan pergerakan barang diperlukan untuk analisa dan planning ke depan. Karena melihat kebutuhan di lapangan dan di cabang lain, kita pasti akan bisa menganalisa kebutuhan barang mana saja yang harus dipenuhi.
Dan barang2 mana saja yang tidak pernah bergerak. Sehingga langkah2 penanganan bisa direncanakan.

Petisi Blogger kepada Roy Suryo

Merefer dari situs di bawah ini, mari sign signatur demi kemajuan komunitas blogger.

http://www.petitiononline.com/roysuryo/

Menyikapi statement ngawur KRMT ROY SURYO di link ini http://www.indocommit.com/indexpage.html?menu=29&idnews=7449&kid=0

System Inventory Gudang, Storage Location

Di setting awal sebuah sistem inventory gudang, kita harus mendifinisikan nama dan storage location tempat menyimpan barang.
Storage location ini berguna :
1. Identifikasi letak
2. Mengetahui sifat barang,
Ada model prosedur pemisahan lokasi berdasarkan sifat barang, misal barang ini tidak layak dipakai di tempatkan di storage yang tersendiri.
3. Tracking perjalanan barang, jika ada pencarian dalam sebuah kasus, storage location akan sangat berguna.

Dalam sistem saya, akan dibuat :
a. Available location
Tempat yang disediakan bagi barang yang siap dipakai.
b. Block Storage
Tempat yang disediakan bagi barang2 yang tidak bisa dipakai karena hal2 tertentu.
c. Claim
Tempat yang disediakan bagi barang2 yang tidak bisa dipakai karena dalam proses claim.
d. On going/On movement
Status tempat bagi barang yang sedang dalam proses pengiriman atau pemindahan.

System Inventory Gudang: Barang Acara Gudang

Di dalam bisnis pergudangan, material atau barang selalu ada kaitannya dengan kehilangan barang, barang rusak atau menemukan barang. Jika barang - barang ini tidak dikelola dan tidak diolah di dalam sistem maka akan menjadi distorsi material. Kasus jumlah barang tidak match di akhir bulan atau ketika tutup buku di akhir periode akan menjadi masalah besar di dalam sebuah management pergudangan.

Sistem pergudangan/inventory yang baik harus menyediakan sebuah sistem berita acara gudang. Berita acara gudang ini terdiri dari beberapa kasus :

a. Barang Hilang
Kehilangan barang artinya akan mengurangi stok yang ada di gudang, sehingga ada transaksi pengeluaran barang berdasarkan berita acara gudang barang hilang.

Beban harga barang bisa ditanggungkan oleh penjaga gudang atau ditanggung perusahaan/internal sendiri, sehingga tracking transaksi barang tidak hilang.

Untuk bisnis prosesnya bisa dibuat seperti ini
1. Petugas Gudang membuat surat berita acara gudang (BAG)
2. Supervisor melakukan approval
3. Kepala Gudang melakukan approval
Ketika approval ini, jumlah barang yang ada di gudang akan keluar.

b. Barang Temuan
Sebagaimana dengan kasus barang hilang, jika ada sebuah kasus barang ditemukan, maka dia akan menambah stok fisik di dalam gudang. Jika dia tidak dimasukkan ke dalam sistem maka menimbulkan selisih dan ujung2nya barang itu akan tidak kepakek.

Untuk menghindari sesuatu yang tidak diinginkan, barang temuan ini harus dimasukkan ke dalam sistem. Dengan prosedur Berita Acara Gudang.

Kebalikan dari barang hilang, dia akan menambah stok di sistem dan di fisik.
Sehingga butuh prosedur yang bisa dibuat seperti ini :
a. penjaga gudang buat BAG temuan barang
b. di setujui oleh supervisor
c. dan disetujui oleh kepala gudang.